الجلسة الثانية 02 – مراحل الحوار

مراحل الحوار:

يعتمد التيسير على الحوار وأدواته، لأن العملية كلها قائمة على التعرف على آراء المشاركين ومشاركة الآراء المختلفة لبناء نتيجة مشتركة ما.

لنتعرف ما هي المنهجية التي يسير فيها التيسير ليحقق هذه النتيجة:

لنفترض أنني ميسر وطُلب مني تيسير اجتماع لفريق ما، لوضع خطة عمل للشركة لعام 2023 وخلال الاجتماع قمت بطرح سؤال على المشاركين ما هي مجالات التدخل التي ترغب الشركة أن تقوم بها خلال عام 2023، قام 3 أشخاص برفع أيديهم ويعتبروا من المشاركين الحماسيين والمتجاوبين جداً معي كميسر، سُعدت جداً عندما شاهدت أيديهم ارتفعت، منحت الدور لأولئلك الـ 3 أشخاص المشاركين بشكل متكرر، قمت بتدوين إجاباتهم، وسألت في حال وجود أي إضافة!

وانتقلت مباشرة لمعرفة التدخلات التفصيلية بناءً على تصنيفي الأول، حيث قام شخص رابع بالنقاش بخجل، وختمت مع المشاركين بجدول زمني شارك بوضعه 5 من أصل 20 مشارك.

بهذه الحالة، هل قمت بالوصول إلى الهدف المطلوب من الشركة؟

بالتأكيد لا!

لماذا؟ بدايةً لنتكلم عن منهجية مراحل الحوار: هي منهجية مكونة من ثلاث مراحل ترافق أي إجراء تيسيري، وعند تصميم أي جلسة يجب مراعاة هذه المراحل:

المرحلة الأولى: مرحلة الفتح:

أي افتتاح الجلسة، وفي هذه المرحلة نختار إجراء يساعدنا لأخذ كافة الآراء الموجودة عند كافة أعضاء المجموعة كاملةً دون إقصاء أي رأي، وهذا الإجراء يفترض أن يوفر مشاركة معمقة لكل الاحتمالات بطريقة تضمن أن الجميع يشارك بحرية، وهنا نستخدم إجراء مثل كتابة المشاركين على ورق الملاحظات Sticky Note ليحصلو على الخصوصية، ومن بعد عرض كل الاحتمالات ووضعها أمام المشاركين بطريقة واضحة مرئية بعرض بصري مريح يخدم الإجراء.

ومن بعد التأكد من عدم وجود أي فكرة إضافية وعدم وجود أي شيء من الممكن أن يضر المشاركين ننتقل للمرحلة التالية.

المرحلة الثانية: مرحلة التضييق:

هنا نبدأ بترتيب الخيارات التي ذكرها المشاركين وفق تصنيفات يحددوها بعد قراءة الأفكار وبهذه المرحلة نتيح فيها لكل شخص يقوم بتوضيح فكرته وما يقصده فيها ليرى أنها مناسبة.

تعتبر هذه المرحلة من أهم المراحل وأكثرها إتعاباً لأنها تتطلب إصغاء وجهد من الميسر لضمان أن الجميع يشارك ويسمع ماذا يحدث، وبعد التصنيف والترتيب ننتقل لإجراءات الاستبعاد الذي يحدده المشاركين من بعد مناقشة عميقة بين الجميع، فلا يعد هناك تمسك بالفكرة وإنما فهم مشترك للأفكار المطروحة ومن هنا يكون تمهيد الطريق للمرحلة التالية.

المرحلة الثالثة: مرحلة الإغلاق:

عندما تتوضح كل الخيارات أمام المشاركين، وأصبحت عملية الوصول لقرار مشترك أسهل وأوضح والأهم من كل ما سبق، أخذ من الوقت ما يكفي لينضج بمرحلة الإغلاق، من الممكن الوصول لتحديد قضية أو اتخاذ قرار بعد دراسة كل الأبعاد ووضع المعايير بالمرحلة السابقة.

وهكذا نغطي كل مراحل منهجية الحوار:

فتح تضييق إغلاق.

بالمرحلة الاولى: نجمع المعلومات.

بالمرحلة الثانية: نرتب المعلومات.

بالمرحلة الثالثة: نختار التوجه الأفضل للوصول لاتفاق.

أدوات يمكن استخدامها في الحوار:

وبكل مرحلة من هذه المراحل في سلة أدوات من الممكن استخدامها:

• قوة الأسئلة
• العصف الذهني
• عمل المجموعات

وغيرها من الأدوات التي سنتعرف عليها معاً.